Formulaire de demande de congé gratuit pour employés

Ce formulaire de demande de congé tient sur une page et se remplit avant de prendre des journées : une ligne par jour, le type de congé, journée complète ou partielle, les heures d'absence et le chantier ou l'équipe touché. Le bas de la feuille est réservé au gestionnaire : approuvée ou refusée, qui remplace au chantier, et une case pour confirmer que l'horaire et la paie ont été mis à jour. Gratuit en Excel ou en CSV, sans inscription.

Pourquoi une équipe de construction en a besoin

Dans un bureau, une absence fait attendre quelques courriels. Sur un chantier, si le seul opérateur qui a sa carte pour la machine est en congé, l'équipe attend ou la coulée est reportée. Une demande écrite, faite avant que l'horaire soit monté, vous donne le temps de vous organiser. Elle règle aussi d'avance la question de savoir si les journées avaient été approuvées, et si elles étaient payées.

Ce que contient le modèle

• En-tête de l'employé. Entreprise, date de la demande, nom et numéro de l'employé, métier ou poste, contremaître ou équipe, premier jour d'absence et date de retour au travail.
• Une ligne des types de congé. Vacances, maladie, personnel, deuil, sans solde, autre, pour que tout le monde utilise les mêmes mots.
• 15 lignes, une par jour d'absence. Date, type de congé, journée complète ou partielle (imprimé sur chaque ligne, l'employé encercle), heures d'absence, chantier ou équipe touché, et notes.
• Totaux. Dans la version Excel, le total des heures s'additionne tout seul ; « jours inscrits » compte les dates entrées.
• Signature de l'employé et date.
• Section du gestionnaire. Cases approuvée ou refusée, la raison d'un refus, qui remplace au chantier, des cases à cocher une fois le congé inscrit à l'horaire et à la paie, et la signature du gestionnaire avec la date de la réponse.

Comment l'utiliser sans mauvaise surprise

1. Une ligne par jour, pas une période. « Du 2 au 13 » cache le jour férié au milieu et la demi-journée du vendredi. Jour par jour, la paie verse exactement ce qui a été pris.
2. Inscrivez les heures pour une journée partielle. Un rendez-vous chez le médecin de 7 h à 10 h, c'est trois heures, pas une journée. Sans les heures, quelqu'un devine au moment de la paie.
3. Nommez le chantier ou l'équipe touché. Le gestionnaire voit tout de suite si l'absence pose problème, et qui appeler pour remplacer.
4. Répondez par écrit, et vite. Une demande qui traîne deux semaines dans le camion du contremaître devient « personne n'a dit non ». Datez la réponse et remettez une copie à l'employé.
5. Cochez les cases horaire et paie. L'erreur la plus fréquente : un congé approuvé qui ne se rend jamais à l'horaire, et le travailleur se retrouve placé sur un chantier pendant qu'il est absent.
6. Vérifiez les règles qui s'appliquent à vous. Les vacances, l'indemnité de vacances, les congés de maladie, le préavis et les congés payés varient selon la province. Au Québec, les normes du travail relèvent de la CNESST, et dans l'industrie de la construction assujettie à la CCQ, les conventions collectives encadrent les congés, y compris les vacances de la construction. Le formulaire note la demande ; il ne décide pas de ce à quoi l'employé a droit.

Quoi garder au dossier

Gardez chaque demande signée, approuvée ou refusée, dans le dossier de l'employé, avec les semaines de paie et les feuilles de temps correspondantes. Si un ancien employé conteste son indemnité de vacances, les demandes et les feuilles de temps ensemble montrent ce qui a été pris et ce qui a été payé. La durée de conservation des registres d'emploi dépend de la province.

Le papier suffit pour une petite équipe. Voici où il s'arrête.

Avec cinq employés, un formulaire dans un cartable fait l'affaire. Avec trois équipes en pleine saison, le problème n'est pas le formulaire : c'est que les congés approuvés vivent sur papier alors que l'horaire vit ailleurs.

Dans JobSnap, les travailleurs demandent leurs congés dans l'application, et un gestionnaire approuve ou refuse, avec une note. Les congés en attente et approuvés paraissent dans le planificateur des équipes, alors vous ne placez pas quelqu'un qui est absent, et les travailleurs voient si chaque demande a été approuvée sans appeler au bureau. La même application tient les feuilles de temps de l'équipe. C'est compris dans le prix unique de 5 $ par employé actif par mois, minimum de 20 $, avec un essai gratuit de 30 jours, sans carte de crédit.