Modèle gratuit de liste de déficiences pour la construction

Une liste de déficiences, c'est la liste de tout ce qui reste à corriger ou à finir quand le chantier est presque terminé : le bain égratigné, la plaque d'interrupteur manquante, la porte qui ne ferme pas. Fermer cette liste, c'est ce qui vous fait passer de « presque fini » à un client qui signe et qui paie la dernière facture. Ce modèle gratuit numérote 25 éléments, indique qui corrige quoi et pour quand, et compte ce qui reste ouvert.

Quand il vous en faut une

À la visite de fin de chantier, avec le client ou son représentant, et de nouveau avant la remise des clés. Pour une petite réparation, une liste par texto peut suffire. Dès qu'il y a plusieurs métiers, ou que le dernier paiement dépend de la liste, écrivez-la et faites-la signer.

Dans bien des contrats, le paiement final ou la libération d'une retenue attend que cette liste soit fermée. Si une retenue s'applique et comment elle se libère dépend de votre province et de votre contrat : vérifiez les règles de votre province.

Ce que contient le modèle

• En-tête. Entreprise, projet, adresse du chantier, contact du client, date de la visite, visite faite par, client ou propriétaire, et date de fin visée.
• 25 lignes numérotées. Emplacement ou pièce, déficience à corriger, métier ou responsable, priorité (A, B ou C), référence de la photo, date notée, date limite, date corrigée, et les initiales de la personne qui a vérifié la correction.
• Compteurs. « Déficiences notées » compte les lignes où une déficience est écrite, « Déficiences corrigées » celles qui ont une date de correction, et « Déficiences ouvertes » fait la différence. Ils fonctionnent dans le fichier Excel ; le CSV a les mêmes colonnes sans les compteurs.
• Légende des priorités. A : sécurité ou empêche l'occupation. B : à corriger avant la remise des clés. C : esthétique, quand c'est possible.
• Acceptation. « Toutes les déficiences ci-dessus sont corrigées et acceptées », avec signature et date pour l'entrepreneur et pour le client ou le propriétaire.

Comment la remplir pour qu'elle se ferme vraiment

1. Une déficience par ligne. Les compteurs fonctionnent ligne par ligne. « Retouches de peinture, corridor et chambre 2 » est soit tout fait, soit pas fait. Faites deux lignes et chacune se ferme quand elle est corrigée.
2. Écrivez-la pour qu'un inconnu la trouve. « Chambre 2, mur nord, 3 clous ressortis à gauche de la fenêtre », pas « gypse ». Celui qui corrige n'était probablement pas à la visite.
3. Un métier sur chaque ligne. Les lignes sans nom sont celles qui sont encore ouvertes trois semaines plus tard.
4. Photographiez chaque déficience quand vous la trouvez. Inscrivez le numéro de la photo dans sa colonne. Une photo datée du jour de la visite met fin au « c'était déjà comme ça ».
5. Datez seulement quand c'est corrigé, et faites vérifier par quelqu'un d'autre. Le compteur des déficiences corrigées compte les dates : une date sur une déficience pas corrigée fait mentir la feuille. Le métier qui a fait la correction ne devrait pas initialer son propre travail.
6. Figez la liste une fois qu'elle est entendue. Ce que le client ajoute après la visite est une nouvelle demande. Décidez si c'est de la garantie ou un extra, et si c'est un extra, faites un avis de changement au lieu de le glisser à la ligne 26.
7. Faites signer quand le compteur des déficiences ouvertes tombe à zéro. Pas « la prochaine fois qu'on passe ». Une feuille signée et datée, c'est ce que vous joignez à la facture finale.

Ce qu'il faut garder au dossier

Gardez la première copie de la visite, qui montre ce qui a été entendu, et la copie finale signée, avec les photos avant et après. Gardez-les au moins pendant la période de garantie du chantier. Les règles de garantie et de conservation des documents varient selon la province et le contrat : vérifiez les vôtres.

Papier, Excel ou JobSnap

Pour une liste de déficiences, cette feuille est le bon outil, et la ligne d'acceptation signée est la partie qui compte : imprimez-la, faites la visite et faites-la signer.

Là où l'application aide, c'est pendant la visite. Écrivez les déficiences dans une note JobSnap avec une liste à cocher, ou dictez-la en marchant, et reliez-la au chantier. Prenez les photos avec la caméra de chantier : chacune arrive dans le chantier avec la date et le nom de la personne qui l'a prise. Dessinez une flèche ou un cercle sur la photo pour montrer quel clou exactement, puis sélectionnez plusieurs photos et envoyez-les au client ou à un sous-traitant à partir du menu de partage de votre téléphone. Quand la liste est entendue, recopiez-la sur cette feuille pour les signatures. Plusieurs petits chantiers à la fois ? Voyez la page rénovation.