Modèle de facture gratuit pour la construction

Ce modèle de facture pour la construction est une feuille Excel pour facturer un chantier terminé ou une étape : votre en-tête, la soumission ou le bon de commande visé, 20 lignes datées pour les travaux et les matériaux, deux lignes de taxes, puis la retenue et les paiements déjà reçus, jusqu'au montant dû. Dans la version Excel, tous les totaux se calculent tout seuls. Gratuit, sans inscription.

Ce qu'une facture de construction doit faire

Une facture de magasin liste ce qui a été vendu. Une facture de construction doit aussi dire à quel chantier elle se rattache, quelle soumission ou quel bon de commande elle facture, quelle période de travaux elle couvre et ce qui a déjà été payé ou retenu. Quand ces lignes manquent, le client retarde le paiement le temps que quelqu'un démêle tout ça, et ce quelqu'un, c'est souvent vous.

Ce que contient le modèle

• Votre en-tête. À gauche : entreprise, adresse et téléphone, licence RBQ, numéros de TPS et de TVQ. À droite : numéro de facture, date de facture, date d'échéance, numéro de soumission ou de bon de commande, et période des travaux.
• Facturer à, et chantier. Deux champs séparés, parce que la personne qui paie et l'endroit où vous avez travaillé sont souvent différents.
• 20 lignes datées. Date, description des travaux ou des matériaux, quantité ou heures, unité, prix unitaire ou taux horaire. La colonne Date sert aux travaux en régie (temps et matériaux), où chaque journée est facturée sur sa propre ligne. Dans Excel, le montant se calcule : quantité fois prix.
• Sous-total et deux lignes de taxes. Taxe 1 : TPS ou TVH. Taxe 2 : TVQ ou TVP, s'il y a lieu. Les cellules de taux sont vides : inscrivez le taux qui s'applique à vous, avec ou sans le signe %. Laissez la taxe 2 vide si vous n'en percevez qu'une.
• Retenue et paiements. Après le total avec taxes, une ligne pour la retenue, si votre contrat en prévoit une, et une ligne pour le dépôt et les paiements déjà reçus. Les deux prennent un montant, pas un taux.
• Montant dû, puis les modes de paiement, l'ordre des chèques et des notes.

Comment la remplir pour être payé

1. Indiquez le numéro de soumission ou de bon de commande. Les gros clients jumellent factures et bons de commande avant de payer. Sans numéro, la facture attend souvent dans une pile.
2. Mettez une date d'échéance, pas juste « net 30 ». On peut débattre du jour où les 30 jours ont commencé. Une date, non.
3. Facturez les extras sur leurs propres lignes. Tout ce qui vient d'un ordre de changement va sur une ligne qui nomme le numéro de l'ordre. Si les extras sont noyés dans les lignes d'origine, le client conteste toute la facture au lieu d'un seul article.
4. Faites concorder les heures avec les feuilles de temps. En régie, les heures facturées doivent être celles de vos feuilles de temps, jour par jour. Si le client compare les deux, elles doivent arriver pareil.
5. Montrez le dépôt. Soustrayez-le sur la facture pour que le client voie que vous l'avez compté. L'oublier, c'est la façon la plus rapide de perdre sa confiance.
6. Vérifiez les règles de retenue et de taxes. Si une retenue s'applique, son montant, le moment où elle est libérée et le traitement des taxes dépendent du contrat et de la province. Le modèle vous donne la ligne ; votre contrat et votre comptable vous donnent les chiffres.

Quoi garder au dossier

Gardez une copie de chaque facture envoyée, numérotée en ordre sans trou, avec la soumission signée, les ordres de changement signés et la preuve de chaque paiement reçu. La durée de conservation des registres d'affaires et de taxes dépend de la province et des autorités fiscales : vérifiez avant de jeter quoi que ce soit.

Là où une facture Excel ne suffit plus

Si vous facturez quelques chantiers par mois, cette feuille suffit. Le problème commence quand vous recopiez chaque ligne d'une soumission à la main, que vous courez après les factures en retard de mémoire et que vous ne voyez pas d'un coup d'œil ce qu'un client vous doit encore.

Dans JobSnap, vous créez la facture à partir de la soumission acceptée : le client et les articles suivent. Chaque facture a son numéro et une date d'échéance tirée du délai de paiement par défaut que vous réglez une fois, et vous la marquez envoyée, payée, en retard ou annulée. La fiche du client montre ce qui a été facturé et ce qui reste à recevoir. Si vous utilisez QuickBooks en ligne, les clients, les soumissions et les factures peuvent se synchroniser. Les factures paraissent dans le fil du chantier, à côté des photos et des rapports journaliers qui appuient ce que vous avez facturé.