Modèle gratuit de registre d'équipement : heures d'utilisation et inspections

Ce modèle de registre d'équipement garde la vie d'une machine sur une seule feuille : sur quel chantier elle était chaque jour, qui l'a opérée, le compteur d'heures au début et à la fin, le carburant ajouté, si l'inspection avant usage a passé et quels défauts ont été trouvés. La version Excel calcule les heures utilisées, les totaux et les heures qui restent avant l'entretien.

Quand il vous en faut un

Pour tout ce qui a un compteur d'heures et qui passe d'un chantier à l'autre : pelles, chargeuses compactes, chargeurs, compacteurs, chariots télescopiques, génératrices, tours d'éclairage. Pour une machine louée, notez le compteur à l'arrivée et au départ, parce que c'est souvent sur cette lecture que le loueur facture. Si vous devez tenir des registres d'inspection, pour quel équipement et sous quelle forme, dépend des règles de santé et sécurité de votre province et du fabricant : vérifiez les deux.

Ce que contient le modèle

• En-tête. Entreprise, équipement, numéro de série ou NIV, période, numéro d'unité, marque et modèle, propriété ou location, et « Entretien dû à » : la lecture du compteur pour le prochain entretien.
• 20 lignes par jour. Date, chantier, opérateur, compteur début, compteur fin, heures utilisées, carburant ajouté en litres, inspection avant usage OK (O ou N), défauts trouvés et mesures prises, et initiales de l'opérateur.
• Calculs. Les heures utilisées sont le compteur fin moins le compteur début. Les totaux additionnent les heures et le carburant de la période. « Dernière lecture du compteur » prend le compteur fin le plus élevé, et « Heures avant l'entretien » le soustrait de la lecture où l'entretien est dû.
• Entretien et réparations, 5 lignes. Date d'entretien, travaux faits, lecture du compteur, fait par, et pièces ou numéro de facture.
• Rappel d'inspection avant usage. Le tour de la machine : fuites et dommages, niveaux des liquides, chenilles ou pneus, lumières, klaxon et alarme de recul, freins, protecteurs, ceinture de sécurité et extincteur, avec le rappel de suivre la liste du fabricant pour cette machine.
• Vérification. Vérifié par, et date.

Pour suivre les heures avant l'entretien, tenez le fichier Excel au bureau ; la copie CSV imprimée ne calcule rien.

Comment le remplir pour que les chiffres veuillent dire quelque chose

1. Lisez le compteur, ne devinez pas. Le compteur début d'aujourd'hui devrait égaler le compteur fin d'hier. Un écart, ce sont des heures que personne n'a notées : la machine a travaillé sur un autre chantier, ou quelqu'un a oublié une journée.
2. Surveillez les heures négatives. Un compteur fin plus bas que le début donne un chiffre négatif, qui fait baisser le total. C'est presque toujours une erreur de frappe. Si le compteur a été remplacé, partez de la nouvelle lecture et notez-le dans la colonne des défauts.
3. Un chantier sur chaque ligne. Les heures par chantier, c'est ce qui va dans le coût de vos chantiers et votre prochaine soumission. Écrivez « cour » les jours où elle ne sort pas, pour que le temps mort paraisse au lieu de disparaître.
4. Un N demande une phrase. Si l'inspection ne passe pas, écrivez ce qui a été trouvé et ce qui a suivi : réparé, signalé à qui, machine stationnée. Un défaut noté avec une machine qui continue de rouler, c'est le pire registre possible.
5. Inscrivez « Entretien dû à » comme une lecture de compteur. Écrivez 2750, pas une date, sinon « Heures avant l'entretien » reste vide. Mettez-le à jour après chaque entretien et notez l'entretien sur les lignes du bas, avec la lecture du compteur.
6. Le carburant en litres, la journée même.

Ce qu'il faut garder au dossier

Une feuille par machine par période, classée par numéro d'unité avec les factures d'entretien. Le registre suit la machine : à la revente, pour la garantie, après un accident. La durée de conservation des registres d'inspection et d'entretien dépend de votre province et du type d'équipement : vérifiez la vôtre.

Cette feuille dans la cabine, JobSnap pour le coût des chantiers

Le suivi de l'équipement de JobSnap couvre la moitié du registre qui touche au coût des chantiers. Vous assignez les machines aux chantiers, le temps de la machine est noté comme celui d'un employé, et les heures d'équipement apparaissent sur la feuille de temps quotidienne à côté des heures de main-d'œuvre. Une machine qui n'a aucune heure depuis deux semaines ressort comme inactive, pour que vous puissiez la déplacer, la louer ou arrêter de payer pour. Le rapport journalier peut aussi afficher les heures d'équipement du chantier.

Gardez cette feuille dans la cabine pour les lectures de compteur, le carburant, les inspections avant usage, les défauts et les intervalles d'entretien, et servez-vous de l'application pour savoir où était chaque machine et ce qu'elle a coûté à chaque chantier. Voyez aussi la page excavation.